FAQ-Hinweisgebersystem
IHRE MÖGLICHKEIT, HINWEISE AUF RECHTSVERSTÖSSE ZU GEBEN
Am 02. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten, mit welchem die Vorgaben der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland umgesetzt werden.
Die KEUCO Firmengruppe hat zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben eine interne Meldestelle eingerichtet, über welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der KEUCO Firmengruppe Meldungen oder Hinweise über Regel- oder Gesetzesverstöße abgeben können.
Sie erreichen die interne Meldestelle…
- durchgängig über das Hinweisgeberportal der KEUCO Firmengruppe
- per E-Mail: keuco@hintbox.de,
- telefonisch unter 0800-00024518 (für den Hinweisgeber kostenfrei)
- postalisch unter
AULINGER Datenschutz & Consulting GmbH
- Meldestelle der KEUCO Firmengruppe -
Frankestraße 348
45133 Essen
Wichtige Fragen und Antworten zum Hinweisgebersystem finden Sie hier weiter unten auf dieser Seite.
Hinweis zur Externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz
Ergänzend sieht das HinSchG die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Auf die Internetseite des Bundesamts für Justiz (BfJ) wird verwiesen.
FAQ ZUM HINWEISGEBERSYSTEM DER KEUCO Firmengruppe
Zu einer positiven und offenen Unternehmenskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und unternehmensinterner Regeln. Vielleicht haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen, die das Unternehmen schädigen. Vielleicht scheuen Sie sich aber, diese Informationen persönlich weiterzugeben. Um dennoch eine Meldung zu ermöglichen, bieten wir die digitale Plattform zur Abgabe von namentlichen oder, wenn gewünscht, anonymen Meldungen. Sie können so durch die Einrichtung eines anonymen Postkastens aktiv an der Aufklärung mitwirken.
Das Hinweisgeberportal steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der KEUCO Firmengruppe zur Verfügung, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese der bei uns eingerichteten Meldestelle melden möchten.
Es liegt im Interesse eines jeden Arbeitgebers (und damit auch dem unsrigen), Meldungen über Rechtsverstöße zu ermöglichen, um Missstände aufzudecken und abstellen zu können und damit weitere nachteilhafte Folgen zu vermeiden, insbesondere Schäden für unseren Verband, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner zu reduzieren. Gleichzeitig soll ein Schutz von hinweisgebenden Personen gewährleistet werden, sie sollen insbesondere vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen im Zusammenhang mit einer Meldung geschützt sein.
Diesen beiden Punkten (Informationsinteresse des Arbeitgebers an Rechtsverstößen einerseits und Mitarbeiterschutz andererseits) wird durch die Einführung eines Hinweisgebersystems Rechnung getragen. Das System dient dazu, dass Sie als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und auch externe Dritte, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit einen Rechtsverstoß erkennen und melden wollen, hierzu einen geschützten Raum bekommen. Daher ist Meldung über das Intranet und auch über externe Geräte über das Internet möglich.
Gemeldet werden können Hinweise über bestimmte Rechtsverstöße im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit. Darunter fallen z.B. Verstöße, die strafbewehrt sind, wie Korruptionsdelikte, Betrug und Diebstahl, aber auch Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, Verstöße gegen Rechtsvorschriften mit Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr, zum Umweltschutz, und weitere. Die gesetzliche Regelung enthält einen Katalog von Verstößen, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden können.
Meldungen über Konflikte, die den Arbeitsplatz betreffen, z.B. Mobbing werden nicht von diesem Katalog erfasst. Die interne Meldestelle wird in einem der ersten Schritte prüfen, ob der Verstoß unter diesen Katalog fällt und eine entsprechende Rückmeldung an die hinweisgebende Person geben.
Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebersystem nicht für allgemeine Beschwerden oder Anfragen sowie zur Bearbeitung von Qualitäts-, Produkt- oder Reklamationsfragen gedacht ist!
Über ein digitales System können Hinweise abgegeben werden, anonym oder auch nicht-anonym (so wie Sie möchten). Neben dem digitalen Tool können Sie sich auch telefonisch oder persönlich an die interne Meldestelle wenden.
Ihre Meldung erfolgt in einem geführten Prozess. In einzelnen Teilschritten werden Sie aufgefordert, Fragen zu beantworten oder einen Sachverhalt zu schildern, Sie können auch Dateien z.B. Fotos hochladen. Ihre Angaben werden von der internen Meldestelle aufgenommen. Sie bekommen von dort auch eine Rückmeldung zu Ihrem Fall.
Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie im Internet auf unserer Homepage auf den Link zum Hinweisgebersystem. Sie werden automatisch zum digitalen Hinweisgebersystem weitergeleitet. Am Ende der Einführungsseite klicken Sie auf den Button „neuen Hinweis abgeben“.
Der Meldeprozess umfasst mehrere Schritte, durch die Sie vom System geleitet werden.
- Zum Schutz Ihrer Anonymität bekommen Sie ein Passwort, mit dem Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Meldungen haben.
- Sie werden gebeten, Ihre Meldung einer Rubrik zuzuordnen.
- Auf der anschließenden Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei, z.B. Fotos mitsenden. Bitte beachten Sie dabei die vom System vorgegebene Dateigröße und denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können.
- Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie einen Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
- Die Rückmeldung an Sie erfolgt immer nur über dieses Portal, von daher müssen sie den Zugangscode gut aufbewahren, um später die Antworten oder weitere Fragen seitens der internen Meldestelle empfangen zu können. Die Kommunikation läuft nur über diesen Weg und nicht über mündliche Kommunikation oder allgemeinen Mailverkehr!
- Wir versichern Ihnen, dass wir ausschließlich an dem von Ihnen gemeldeten Sachverhalt interessiert sind. Wer den Hinweis meldet, ist für die Sache völlig unerheblich. Missstände sollen aufgedeckt und finanzielle Schäden abgewendet werden.
Über das Passwort, dass Sie bei Ihrer Meldung bekommen haben, haben Sie jederzeit Zugriff über das digitale Portal auf Ihre Meldung und auch den dortigen Postkasten. Über diesen erhalten Sie Rückmeldungen, können Fragen beantworten und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert. Der Postkasten dient als Kommunikationsweg zwischen Ihnen und der internen Meldestelle.
Beim digitalen Tool findet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung statt. Solange Sie also selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das System Ihre Anonymität technisch.
Wir behandeln Ihre Meldung in jedem Fall vertraulich (unabhängig davon, ob die Meldung anonym oder namentlich, über das digitale Tool, per E-Mail, fernmündlich oder persönlich erfolgt), da wir an dem Hinweis interessiert ist, nicht an der hinweisgebenden Person.
Ihnen steht es frei, mit eigenen Geräten den Meldeweg zu beschreiten. Aber auch dann, wenn Sie den Weg über das Intranet wählen, werden wir keinen Versuch unternehmen, die IP-Adresse des Rechners zu ermitteln. Dies wird weder durch die interne Meldestelle erfolgen, noch kann unsere Geschäftsführung die interne Meldestelle anweisen, derart zu ermitteln.
Inhaltlich betroffen sein können Sie von einer Meldung, wenn Sie Gegenstand einer Meldung sind oder aus sonstigen Gründen in der Meldung genannt werden. Auch in diesen Fällen hat die interne Meldestelle grundsätzlich Vertraulichkeit über die Identität dieser Personen zu wahren. Allerdings kann es sein, dass die Nennung Ihrer Identität für interne Untersuchungen oder auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist. In solchen Fällen wird abgewogen werden müssen, ob die namentliche Nennung zwingend notwendig ist. Soweit möglich wird versucht werden, einen Sachverhalt ohne konkrete Namensnennung zu ermitteln.
Bevor Sie Hinweise abgeben, bedenken Sie bitte, dass Ihre Informationen möglicherweise für Personen, die in den Sachverhalt eingebunden sind, schwerwiegende Konsequenzen haben können. Nutzen Sie das Hinweisgeberportal daher verantwortungsvoll! Geben Sie nur solche Informationen weiter, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Einmal über das digitale Tool abgegebene Meldungen können im Übrigen nicht mehr zurückgenommen werden.
Das Gesetz sieht zudem für eine wissentlich unrichtige Meldung eine Ordnungswidrigkeit vor und verpflichtet die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung unrichtiger Informationen entstanden ist. Sollte sich herausstellen, dass das interne Meldesystem durch eine vorsätzlich oder grob fahrlässige Meldung missbräuchlich genutzt wird, wird eine Überprüfung durch die ... stattfinden, ob eine Weitergabe an Ermittlungsstellen angezeigt ist. Wenn eine externe Ermittlungsbehörde wie Staatsanwaltschaft und Polizei Ermittlungen aufnehmen, dürfte hiermit verbunden sein, dass versucht wird, die Identität der meldenden Person aufzudecken. Hierauf haben wir keinen Einfluss.
Die interne Meldestelle prüft, ob der Inhalt der Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzsystems fällt. Es kann sein, dass von der internen Meldestelle über das digitale Portal noch Rückfragen gestellt werden. Nach Ermittlung des Sachverhalts kann die Meldestelle Folgemaßnahmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einleiten. Die so aufbereitete Meldung wird unserer Geschäftsführung unter Wahrung der Vertraulichkeit zur Kenntnis gebracht. Sie entscheidet als Endverantwortlicher, ob eine interne Aufarbeitung oder eine Weitergabe an Ermittlungsstellen angezeigt ist.
Es wird neben der Eingangsrückmeldung eine abschließende Info gegeben werden, aus der deutlich wird, ob nichts, eine interne oder eine externe weitere Ermittlung erfolgt – über externe Aktivitäten können wir natürlich nicht berichten. Inhaltliche Details werden nicht zurückgemeldet. Von zwischenzeitlichen Rückfragen zum Sachstand bitten wir abzusehen.
Eine Meldung gegenüber der zuständigen Behörde gem. § 19 ff. HinSchG ist Ihnen unter https://formulare.bfj.bund.de/ffw/form/display.do?%24context=72A573BB1FEDB9F11776 möglich. Nähere Informationen über den Ablauf einer externen Meldung bei der benannten Behörde erhalten Sie unter https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html .